Aineistojen säilyttäminen tiedonhallintalain mukaisesti
Julkishallinto on velvoitettu säilyttämään kaikki kansalaisilta ja asiakkailta tulleet asiakirjat sähköisessä muodossa. Automoidun eheyden valvonnan avulla organisaatio voi varmistaa, että aineistot pysyvät muuttumattomina ja luotettavina. Dynasty Arkisto täyttää tiedonhallintalain tiukat vaatimukset ja tarjoaa turvallisen, skaalautuvan ratkaisun asiakirjojen pitkäaikaiseen hallintaan – nyt ja tulevaisuudessa.
Automaattinen arkistointi Dynasty 10:sta ja valmiit tuontityökalut nopeuttavat käyttöönottoa
Innofactor Dynasty Arkistoon on helppo tuoda asiakirjoja erinäisistä järjestelmistä. Siinä on suora integraatio Dynasty 10 asianhallintaan, mutta järjestelmästä löytyy rajapintaratkaisut myös muiden lähdejärjestelmien integraatioille - halutessasi voit tuoda kohteita arkistoon jopa suoraan omalta koneeltasi. Lisäksi toimitamme Importer –työkalun, joka mahdollistaa automatisoidun tavan tuoda asiakirjat muista järjestelmistä
Tuettuja aineistolähteitä ovat mm.
- Asiankäsittelyjärjestelmät
- kokonaiset rekisterit (esim. vanha diaari)
- suora-arkistointi
- muu sähköinen materiaali
Toiminnot hävitykseen, hakuun ja metatietojen massamuutoksiin tehostavat arkistonhoitajan työtä
Järjestelmä tarjoaa automaattisesti hävitysesitykseen liitettäviä asiakirjoja perustuen asiakirjojen säilytysajan päättymiseen. Turvallinen ja varmistettu hävitysprosessi – hävitysesityksen muodostaja voi olla eri henkilö kuin hävityksen hyväksyjä. Järjestelmä luo automaattisesti pysyvästi säilytettävän hävitysluettelon, joka sisältää tarvittavat tiedot hävitettyjen kohteiden todentamiseen. Näin organisaatiolle jää luotettava todiste hävityksestä.
Monipuolinen haku
Järjestelmä mahdollistaa tehokkaan hakutoiminnon, jossa haku ulottuu jopa asiakirjojen sisältöön. Lisäksi hakuun voi lisätä ehtoja, esim.
- tuotu arkistoon viimeisen 30 päivän aikana
- tulevan 3kk aikana salassapitoajan päättyvät aineistot
