Prospekti on asiakkuudenhallintajärjestelmä, joka palvelee organisaatiota monella tasolla. Järjestelmää käytetään tiedon keräämiseen, sen hyödyntämiseen eri toiminnoissa sekä strategisena työkaluna toiminnan suunnittelussa. Myyntitehtävissä ja asiakasrajapinnassa toimivat näkevät asiakkuuden kokonaiskuvan ja voivat suunnitella omaa asiakastyötään Prospektin avulla. Johtotehtävissä olevat näkevät myyntitoiminnan kokonaisaktiviteetit ja voivat tarvittaessa porautua niin yksityiskohtaiselle tasolle kuin haluavat.

Asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri

Asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri on Prospektin perusta, jonka päälle kaikki muut toiminnot on rakennettu.

Asiakirjat

Asiakkaaseen liittyvät dokumentit on usein hyvä linkittää asiakkaaseen, koska ne löytyvät helpoimmin asiakasyhteydestä kuin jostakin palvelimen kansiorakenteesta. Prospektissa dokumentteja voidaan liittää suoraan asiakkaaseen ja yhteyshenkilöön, kontakteihin, myyntiputkeen ja projekteihin. Kaikkia asiakkaaseen liitettyjä asiakirjoja voidaan tarkastella kokonaisuutena.

Prospekti pystyy tuottamaan dokumentteja myös Microsoft Word tai Excel -pohjien avulla. Näiden asiakirjapohjien tekeminen kannatta kahdestakin syystä: asiakasviestintä helpottuu ja yhtenäistyy ja samalla luodaan työtapoja, jotka tukevat asiakastiedon ylläpitämistä asiakashallintaohjelmistossa.

Organisaatiohierarkia

Organisaatiohierarkian avulla hahmotetaan suuret asiakasorganisaatiot kokonaisuutena. Yksittäista tytäryhtiötä tai toimipistettä tarkastellaan asiakkaana erikseen, mutta kun se on liitetty osaksi organisaationsa kokonaisuutta, päästään näkemään oleellista informaatiota (asiakashistoria, segmentoinnit, tarjoukset, myyntitieto jne.) koko asiakasorganisaation tasolla.

Segmentointi

Asiakkaat ja yhteyshenkilöt on tarpeen segmentoida markkinoinnin ja myynnin näkökulmasta monellakin tavalla. Olipa näkökulma esimerkiksi asiakkaan arvoon liittyvä tai viestinnällinen, Prospekti mahdollistaa segmentoinnin juuri niillä periaatteilla kuin organisaatiossa halutaan. Toimivan ja ylläpidettävän segmentoinnin määrittely onkin asiakaskohtaisen toimintamallin suunnittelun keskeisimpiä yksityiskohtia. Erilaisia poimintapoja kuten alla esitetettyjä luokituspoimintaa ja myyntitietopoimintaa voidaan käyttää myös yhtäaikaisesti. Tällöin voidaan esimerkiksi tunnistaa ryhmä, joka on osallistunut tiettyyn tapahtumaan ja tuottanut yritykselle vuoden sisällä tietyn suuruisen liikevaihdon.

Toimenpiteet ja kalenteri

Toimenpide- ja kalenteriosiossa suunnitellut ja suoritettujen asiat kirjataan ja raportoidaan. Tämä mahdollistaa tiedon jakamisen organisaation sisällä ja mahdollistaa hyvän asiakaspalvelun silloinkin kun asiakasvastaava itse ei ole paikalla. Kalenteri on integroitavissa muihin kalenterijärjestelmiin esimerkiksi MS Outlookiin ja Lotus Notesiin.

Myyntiputki

Potentiaalisen asiakkaan käsittely leadistä tarjoukseen ja uusintaostoihin tapahtuu Prospektin myyntiputkessa. Myyntiputkea voidaan tarkastella niin myyntiputken vaiheen, asiakkaan, tuotteen, tuoteryhmän, projektin tai käyttäjien mukaan. Prospekti myyntiputkiosio – mahdollistaa organisaation myyntiprosessien eri vaiheiden hallinnan myyntimahdollisuudesta sopimukseen ja tilaukseen. 

Osio mahdollistaa mahdollisuus/tarjous/tilauskannan seurannan ja raportoinnin, mahdollisuuksien/tarjousten/tilausten tuottamisen ja tarjouksiin liittyvien dokumenttien hallinnan. Myyntiputkiosiolla voidaan hallita erilaisia myyntiprosesseja esim. tuotemyyntiä, asiakasprojektien myyntiä tai huoltopalveluiden myyntiä.

Kohderyhmien haku poiminnalla

Prospektin asiakastietoon voidaan kohdistaa monipuolisia poimintoja, ja ne voivat olla osa jokapäiväistä asiakastyötä eivätkä vain kampanjoiden perustyötä. Kriteerinä voivat olla asiakkaan perustiedot, vastuuhenkilömerkinnät, luokittelut, kontaktit, tarjoukset ja myyntitieto. Poimintoja voidaan yhdistellä, ja kun tietty kriteeristö on olemassa, se voidaan tallentaa, jotta kohderyhmä saadaan uudelleen helposti poimittua. Myyjällä voi esimerkiksi olla tallennettuna suosikkipoiminta, jonka avulla hän näkee nopeasti haluamiensa kriteerien perusteella ne asiakkaat, joihin on oltava yhteyksissä. Esimerkkinä voisi olla "poimi omat asiakkaat, joihin ei ole yhteydenpitoa/tarjousta kuukauteen".

Raportit

Vaikka lähtökohta onkin, että Prospekti tuottaa käyttäjänsä kuvaruudulle ajantasaista tietoa aina tarvittaessa, joskus on myös tuotettava raportteja. Prospektiin on rakennettu lukuisa joukko raportteja, jotka perustuvat asiakastietoon, tarjouksiin ja asiakasyhteydenpitoon. Perusraportteja voidaan täydentää Prospektiin integroiduilla muilla raportointivälineillä kuten Microsoft Excelillä. Raportit osio mahdollistaa lisäksi mm. tarrojen tulostuksen. Raporttien hakuehdot voidaan tallentaa vakioraporteiksi Suosikit-puuhun, josta raportti voidaan käynnistää raportin nimeä klikkaamalla.

Lisäosiot

Projektit

ROSPEKTIn projektiosio on peruspaketin lisäosio. Projektiosio tarjoaa mahdollisuuden ylläpitää asiakkaaseen liittyvän projektin tietoja (vastuu- ja yhteyshenkilöt, resurssit, toimenpiteet, tarjoukset, sopimukset, dokumentit). Etenkin jos myyntitoiminto ja toimitukset ovat projektiluontoisia (joko samalle asiakkaalle useita projekteja, tai projekteja, jotka suuntautuvat moniin asiakkaisiin), projektiosio tuo lisäarvoa myynnin hallintaan ja automatisointiin.

Myyntitieto

PROSPEKTIn myyntitieto-osio on peruspaketin lisäosio. Kun asiakkaan ostokäyttäytymisestä tuodaan tietoa operatiivisesta järjestelmästä Prospektiin päin, saadaan erittäin käyttökelpoista ohjaavaa tietoa asiakasrajapinnassa työskenteleville. Varsin monesti asiakkuuksien arvo on operatiivisessa järjestelmässä hankalasti raportoitava asia (esimerkiksi jos samaa asiakasta laskutetaan useilla asiakasnumeroilla), mutta Prospektiin tuotuna myyntitiedot voidaan koota asiakkuuksien mukaan. Tuotetiedot ja luvut ovat kaikilla Prospektin käyttäjillä helposti nähtävillä.

Laskutus

Prospektin laskutus on peruspaketin lisäosio. Laskutusosion avulla voidaan tuottaa laskut suoraan tarjousaineiston (tilausten) perusteella. Laskutustiedot voidaan sitten tarvittaessa reskontraseurantaa varten operatiiviseen järjestelmään.

Projektiosio

Projektiosiota voi hyödyntää monella eri tavoin. Tässä yleisimpiä tapoja vitrittää liiketoimintaa projektiosion ominaisuuksilla:

       Palvelutuotteiden myynti ja hallinta

       Projektitoimitukset

       Myyntiprojektit

       Kurssien ja koulutusten hallinta

       Ylläpito- ja huoltosopimusten hallinta

       Työkalu markkinointikampanjoiden ja viestinnän seurantaan

Projektikirjaus voidaan lisätä toimenpiteeseen, tarjoukseen, tilaukseen ja myyntitietoon.

Projektiin taas voidaan lisätä eri tilat/vaiheet, lisätiedot, resurssit, asiakkaat, tuotteet, toimenpiteet, asiakirjat, myyntitieto ja myyntiputkinäkymän tiedot.