Gå til hovedinnholdet

GLS - Planen er å gå «all in» i skyen

Hero Image

Pakkedistributøren GLS Denmark A/S tok en beslutning for 2,5 år siden om å gjennomføre en skystrategi. Selskapet har fra da til nå vært på en formidabel reise: Da de startet hadde de ingen internkompetanse på skyteknologi. Nå har selskapet et fullt operativt skyproduksjonsmiljø, som allerede har levert forretningsmessig verdi. Mot 2025 skal alle gamle systemer få nytt liv i skyen.


Motivasjonen for å flytte IT-miljøet til skyen var blant annet å løse ytelsesutfordringene med en stadig voksende forretningsspesifikk datamengde knyttet til pakkedata og skanning.

– Den nye måten å anvende data, begynte å belaste vår on prem-infrastruktur. Dessuten har vi mange topper innen vårt forretningsområde. Det er vanskelig å vite hvor mange pakker som kommer til oss fra dag til dag. En annen stor utfordring var derfor å sette opp en løsning for å håndtere volumsvingningene, uten å lage «et monster», skalert for å håndtere toppene, forteller Director IT & Commercial Services, Jana Hartwich i GLS Denmark A/S.

Jana Hartwich

Svaret var skyen og Microsoft Azure.

 

LAST NED E-BOKEN «SKYHØYE FORVENTNINGER TIL FORRETNINGSUTVIKLING» SOM VI HÅPER KAN TJENE SOM EN RETTLEDER, BEKREFTELSE, KILDE TIL INSPIRASJON ELLER OPPVEKKER!

 

GLS er Danmarks best rangerte pakkedistributør med en Trustpilot-rating fra kundene på 4,7 poeng. Selskapet har hovedkontor i Kolding, samt egne lokasjoner syv byer. GLS har ca. 1 100 ansatte og omsetter for rundt 2,4 milliarder kroner. Selskapet er en del av GLS Group som har tilstedeværelse i 40 land.

Selskapet har nylig blitt rebrandet med nytt budskap, og jobber med å sette seg i forbrukernes sted for å kunne levere enda bedre tjenester. Med slagordet «Er det viktig for deg, er det viktig for oss» setter GLS kvalitet, service og transparens i høysetet.

 

Gjennomføring i praksis

Ifølge Jana Hartwich var den aller største utfordringen på oppstartstidspunktet å se hvor de skulle: Hvilken rekkefølge gjøremålene skulle komme og hvilke prosjekter som egnet seg best for «den nye verden».

– Vi hadde brukt for en slags guide eller veikart for å finne ut hvordan vi skulle komme dit vi ville. Det var mye prøving og feiling i starten, forteller hun.

Hartwich legger til at hun tror årsaken til at mange selskaper ikke har tatt steget ut i skyen eller nøler med beslutningen, er mangelen på kunnskap om hvordan man egentlig i praksis gjennomfører et slikt overordnet prosjekt.

– Våre ansatte hadde absolutt et slikt behov. Skyen høres ut som en fantastisk idé, men er det virkelig så enkelt som alle sier? Første gang man støter på en utfordring som er superkompleks, med tusen måter å løse den på, kommer tvilen. Er det virkelig så enkelt som alle sier?

 

En stor ressurs

Pandoras eske åpnet seg for GLS via et gryende samarbeid med Innofactor.

– Vi hadde behov for hjelp til å få definert vår skyreise litt nærmere, få mer struktur på det hele. Vi startet med sparring rundt governance-strukturer, minnes Hartwich.

– Innofactor hadde erfaringer og et Microsoft-stempel som vi selv ikke hadde på det tidspunktet. Så forholdet startet i det små med å få hjelp til reisen, men endte opp med at hver gang vi støtte på komplekse problemer underveis, tok vi kontakt med Innofactor.

Hartwich trekker frem Innofactors interne nettverk som en stor ressurs for GLS.

– Vi hadde et par kontakter, som med sine interne nettverk raskt gjorde at vi også fikk kontakt med en rekke andre profiler. Vi fant ut at denne hjelpen var svært effektiv – og vi fikk løst våre problemer underveis, sier hun.

Arbeidsmetodikken har vært å tilknytte Innofactors ressurser på GLS sine prosjekter. Noen ganger som teknisk lead, andre ganger kun på enkeltdeler i et prosjekt.

– Vi arbeider som et team og Innofactor kjenner våre overordnende mål, hvor vi skal og hvorfor.

 

En gedigen app-suksess

GLS' første skikkelige skyprosjekt var en ny app til selskapets forbrukere for sporing av pakker.

Hartwich erkjenner at de var en smule modige: Det var det aller første skyprosjektet, og til alt overmål ble en MVP-løsning av appen lansert to dager før Black Friday i 2021.

– Vi var spente på om den ville fungere, men visste samtidig at hvis vi skulle ha en rask suksess med appen, måtte vi slippe den på et tidspunkt hvor alle forbrukerne var oppmerksomme på emnet.

Resultatet var umiddelbart ekstremt mange nedlastninger av appen, og den har holdt seg oppe på AppStores hitliste. Hartwich forteller at de også var interessert i å finne ut hvordan appen fungerte etter 200 000 nedlastinger da de skulle legge til ekstra kapasitet.

– Det automatiserte vi, og fulgte aktivt med i vårt skymiljø for å se om det fungerte og det gjorde det. Nå har vi 750 000 brukere av appen i Danmark, så det er absolutt en suksess.

– Kunne dere ha laget denne appen før dere gikk i skyen?

– Vi kunne ha bygget appen, men det hadde ikke vært mulig å skalere den slik vi har gjort. Hadde vi bygget den on prem hadde vi vært ferdige på ca. 200 000 brukere.

 GLS locistics

En ny samarbeidskultur

Før skyreisen hadde ikke GLS noe internkompetanse på skyteknologi. Hartwich forteller at de hadde den tradisjonelle inndelingen med utvikling og drift som siloer.

– Hele skyreisen har gjort at vi har blitt tvunget til å samarbeide. Fordi man lykkes ikke alene – man må være en del av et lag. Skyreisen har gjort at vi har innsett dette. Samtidig var det nytt for alle og dermed likt utgangspunkt for å skape noe sammen. Å etablere DevOps har gitt oss en helt ny måte å tenke og samarbeide på.

– Hvordan ble skystrategien mottatt internt?

– Det var litt skepsis i starten, og det har vært ting underveis som ikke virket helt som det skulle. Men organisasjonen har vært klar for omstilling. Samtidig har vi sagt klart og tydelig: Vi trenger at folk hver dag er klar for noe annerledes. Microsoft lanserer noe nytt hver dag og vi må lære noe nytt hver dag. Har dere lyst til å være med på denne reisen?

 

Noen må si nei

– Kan du si noe om involvering av C-nivåledelse i skystrategien?

– Jeg sitter i ledelsen. Hadde jeg ikke vært der ville ikke prosjektet vært mulig å gjennomføre, for man er nødt til å sette av tid og man må si nei til gamle on prem-prosjekter.

– Som mange andre har vi en lang liste over gamle ting som skal fikses, og den har jeg sagt nei til i nesten to år. Det blir man ikke veldig populær av hos forretningssiden. Men jeg vet og er overbevist om at dette er riktig å gjøre, noe våre første prosjekter også beviser.

 

Tar livet av «SQL-monsteret»

I sin skyreise fremover skal GLS fokusere mye mer på sine kunder.

– Kundene våre er både mottakere og de som sender pakker. Fremover vil vi se på hva mer vi kan gjøre for kundene på pakkereisen. Samtidig har vi en masse legacy, gamle driftsrelaterte ting som skal optimaliseres. Vår videre skyreise blir en balanse mellom nyutvikling å få flyttet alle disse gamle systemene, forteller Hartwich.

Den største utfordringen der GLS står nå er tid, ifølge den offensive direktøren.

– Vi vet godt hva vi skal gjøre. Nå har vi en konsulent fra Innofactor her som skal hjelpe oss med «å slå vårt SQL-monster i hjel» - det vil si dele databasen opp i mindre deler og flytte til skyen. Vi vil ikke bare ta vår gamle on prem-database over til skyen fordi det forbedrer ikke data, forretningslogikken eller applikasjonene. Det blir mer skalerbart, ja - men også meget dyrt.

– Vår strategi er å bryte ned vår on prem-løsning så mye som mulig i mindre deler frem mot 2025. Hovedutfordringen vår er hvor raskt vi kan gjennomføre dette, sier Hartwich.

 

Alt skal i skyen

Målet til GLS er å gå «all in» i skyen. Hartwich forteller at det kan være noen få ting selskapet ikke kan flytte, men det vil være meget begrenset.

– Vi har en generell Microsoft-strategi. Vi har nettopp implementert Microsoft CRM, vi kommer til å gå videre med Business Central, vi har Power BI mv. – så planen omfatter også å gå til skyen med alt vi kan på klientsiden.

– Det gir mening å flytte så mye som mulig. For eksempel når vi bruker Power BI kommer hele vårt datavarehus til å flyttes til skyen på grunn av ytelse. Det vil være meget begrenset hva vi kommer til å beholde on prem, fastslår Hartwich.

 

Gjenbruk er gull verdt

Gevinstene av skyreisen har allerede materialisert seg. Hartwich trekker frem automatisering av overvåkning og ytelse som et omfattende emne.

Time to market har ikke GLS sett så mye til ennå, men det ligger i løpet fremover.

– Vi har bygget mye «infrastructure as code», som kan gjenbrukes i skyen. Det er en kjempefordel når vi skal flytte så mye som vi skal.

– Det neste vi kommer til å se på er vår maskinlæring. Vi har hatt store utfordringer med at alle de algoritmene vi gjerne vil kjøre, krever enormt mye on prem-kapasitet. For å løse det kan vi bygge smarte løsninger i skyen som fungerer mye bedre. Det er en stor gevinst at vi kan arbeide raskere og enklere med slike dataprosjekter fremover.

Hartwich trekker også frem IT-sikkerhet.

– Det har vi jobbet mye med det siste året. Sikkerhetsutfordringen er mye enklere for oss å håndtere når vi kjører så mye Microsoft som mulig, og kan følge deres standard og beste praksis.

 

- Uansett hva i har støtt på i vår skyreise, visste vi at noen i Innofactor kunne hjelpe oss videre. De har vært som en god venn vi kunne ringe hvis vi plutselig stod stille. avslutter Hartwich i GLS Denmark A/S

 

Innofactors rolle hos GLS

  • Vært med å definere og strukturer opp skyreisen til GLS
  • Teknisk lead på utvalgte prosjekter, prosjektledelse, prosjektdeltakelse og workshops
  • Leverer løsninger på GLS' utfordringer hver gang det dukker opp et teknisk problem
  • Bygger en sikker og skalerbar Microsoft Azure-plattform som gjør det mulig for utviklerne å bygge skybaserte applikasjoner basert på DevOps-prinsipper og verktøy
  • Tilpasser eksisterende applikasjoner til å kjøre i Azure ved hjelp av Azure-ressurser
  • Satt opp AKS (Azure Kubernetes Service) for å støtte svært skalerbare digitale tjenester
  • Bygger den skybaserte dataplattformen og migrerer eksisterende on prem til skyen

 

Tre tips om skyreisen fra Jana Hartwich

  • Du skal tro på det, og du skal ha ansatte som virkelig er klare til å endre måten de jobber på – det er avgjørende. Det er viktig å ha med de som har lyst til å grave seg ned i den nye verdenen. Skyen er ikke Plug & Play. Det handler mer om nødvendig endringsledelse, enn teknologi og teknikk.
  • Når det kommer stoppeklosser eller du ikke kan løse et problem på grunn av tid eller kompetanse, skal du be om hjelp. En problemstilling du kanskje bruker tre uker på internt, kan bli løst på to timer om du ber om hjelp.
  • Det er utrolig vanskelig å si hvor dette ender, men man skal hele tiden oppdatere seg på hva som finnes av nye verktøy. Om du har valgt noe for to år siden og holder fast på det, fordi du ikke tør å endre igjen, gjør du en stor feil. Vi må se på nye ting i skyen hele tiden.

Pakkeleverandør GLS

 

DELTA PÅ SEMINARET «SKY FOR LEDERE» I OSLO 9. MARS 2023 FOR Å LÆRE MER OM HVORDAN ORGANISASJONEN SKAL LYKKES MED SKYREISEN!