Arbetsflöde minimerar arbetsmängd och misstag hos DriveNow Danmark

Läs mer om hur vi hjälpte DriveNow 

Arbetsflöde minimerar arbetsmängd och misstag hos DriveNow Danmark

DriveNow grundades av BMW och Sixt AG och etablerades i Köpenhamn som ett franchiseföretag under namnet DriveNow, bedrivet av Arriva. Arriva är Danmarks största bussoperatör och bedriver busstrafik genom landet och tåg i centrala och västra Jutland. DriveNow opererar även i Berlin, Hamburg, München, Cologne, Düsseldorf, Wien, London, Helsingfors, Lissabon, Milano, Stockholm och Bryssel.

En lyckad bildelningstjänst minimerar manuella processer och automatiserar kunders parkeringsavgifter med ett arbetsflöde från Innofactor.

I Köpenhamn har korta avstånd, mycket trafik och begränsat med parkeringsmöjligheter lett till att många människor väljer cykel eller kollektivtrafik i dagliga livet. Däremot kan få helt ignorera flexibiliteten som ges av en bil för, t.ex. möten, familjebesök utanför staden eller stora inköp. DriveNow gör det enkelt att låna en modern, säker bil under en kort tid.

"Vi märker en stadig ökning av intresse och har nyligen lagt till 200 bilar till vår flotta, som opererar runt Köpenhamn så väl som på 'satelitplatserna' i Dragør och Ballerup," säger Steen Herløv Andersen, Operationell chef för DriveNow Danmark – drivet av Arriva.

Automatiserat arbetsflöde förenklar arbetsmängden

Den snabbt växande bildelningstjänster ägs av BWM, drivs i 13 europeiska storstadsområden, och drivs i Danmark som en franchise av Arriva. Ökningen, däremot, har lett till en signifikant administrativ börda i form av en ökande mängd parkeringsböter – just nu runt 30-40 per dag.

"Det är kunden som parkerar olagligt. Men det är vi, biloperatören, som mottar möter och behöver betala den. Vi fakturerar sedan kunden, vilket är en komplex process involverande registrations sökningar, byte av system, manuell kopiering och mailutskrift," förklarar Steen Herløv Andersen.

"Det tar väldigt lång tid och anställda som har ansvar för uppgiften har otroligt svårt att hänga med under längre tidsperioder. Med så många manuella processer, är den även mindre misstag, som är ansträngande för både kunden och för oss," lägger han till. Detta är varför DriveNow bad Innofactor att skapa ett arbetsflöde som kan assistera med, i en större skala, automatisera arbetet med åter fakturering av parkeringsböter.

Lösningen gör det enkelt att skicka fakturan till rätt kund

Arbetsflödet är byggt på en kombination av Microsoft Power Automate, SharePoint Online och Nintex, och börjar när DriveNow mottar parkeringsböter. Arbetsflödet plockar automatiskt ut data från fakturan, byggen en lista av nuvarande fall i SharePoint Online och begär bilddokumentation för att verifiera avgiften.

"Nu kan våra anställda enkelt kontrollera fallen och avgöra fall den individuella parkeringsboten getts av resonabel anledning innan vi fakturerar kunden," säger Steen Herløv Andersen. Om avgiften ser OK ut tar en annan del av arbetsflödet över och sänder ett email till kunden med en kopiera av avgiften så väl som en faktura med parkeringsbotens summa såväl som en administrativ avgift.

"Stor del av det hektiska, tidskrävande, administrativa arbetet görs nu automatiskt i bakgrunden, vilket avlastar våra anställda och gör arbetsdagen mer intressant. Vi har skurit ned på behandlingstiden med en tredjedel, minimerat risker för fel och har möjlighet att sända ut avgifterna direkt," förklarar han.

"Det är en väldigt bra lösning!"


Som ytligare en bonus har DriveNow minskat mängden samtal från otillfredsställda kunder som fakturerats för avgifter långt efter de lånat bilen och möjligtvis glömt att de parkerat olagligt. Steen Herløv Andersen vidare uttrycker att den ekonomiska risken nu är begränsat i och med att DriveNow får pengar snabbare för parkeringsavgifter som de betalat åt sina kunder.

"Det är en väldigt bra lösning som förenklar en väldigt specifik utmaning som vi upplevde. Både utvecklingsprocessen och samarbetet med Innofactor har varit mycket positivt, inte minst för att de snabbt förstod vår uppdragshanteringsprocess och gav perfekt den lösningen vi behövde. I det hela har Innofactor gjort ett mycket bra arbete," konstaterar Steen Herløv Andersen.

Fyll i formuläret för att kontakta oss så återkommer vi snarast möjligt

För att kunna ge dig en bättre användarupplevelse så använder vi cookies på hemsidan. Genom att fortsätta surfa godkänner du att vi lagrar cookies på din enhet.