Workflow minimerer arbejdsbyrde og fejl hos DriveNow Denmark

Kunde DriveNow

DriveNow er grundlagt af BMW og Sixt AG og er i København etableret som franchise-forretning under navnet DriveNow – operated by Arriva. Arriva er Danmarks største busoperatør og kører busser i hele landet samt tog i Midt- og Vestjylland. DriveNow opererer også i Berlin, Hamborg, München, Köln, Düsseldorf, Wien, London, Helsinki, Lissabon, Milan, Stockholm og Bruxelles.

Succesfuld delebilstjeneste minimerer manuelle processer og automatiserer viderefakturering af P-afgifter til kunder med workflow fra Innofactor.

I København får korte afstande, tæt trafik og begrænsede parkeringsmuligheder mange til at vælge cykel eller offentlig transport til hverdag. De færreste kan dog helt undvære personbilens fleksibilitet til f.eks. møder, familiebesøg udenfor byen eller større indkøb. Her gør DriveNow det nemt at låne en moderne, sikker personbil for en kortere periode.

"Vi mærker en støt stigende interesse og har for nylig føjet 200 vogne til vores bilpark, som kører rundt i København samt i "satellitafdelingerne" i Dragør og Ballerup," siger Steen Herløv Andersen, Operational Manager hos DriveNow Denmark – Operated by Arriva.

Automatiseret workflow letter arbejdspresset

Den hastigt voksende delebilstjeneste ejes af BMW, opererer i 13 europæiske storbyer og drives i Danmark på franchisebasis af Arriva. Her har væksten imidlertid medført en betydelig administrativ byrde i form af et voksende antal parkeringsbøder – for tiden cirka 30-40 stykker pr. hverdag.

"Det er kunden, der har parkeret ulovligt. Men det er os, der drifter bilen, som får bøden og skal betale den. Vi fakturerer efterfølgende kunden, hvilket er en kompleks proces, der bl.a. involverer registeropslag, systemskift, manuel copy-paste og mailskriveri," forklarer Steen Herløv Andersen.

"Der tager rigtig lang tid og den medarbejder, der har siddet med opgaven, har i lange perioder utroligt svært ved at følge med. Med så mange manuelle processer opstår der også let fejl, hvilket jo er ærgerligt for både kunderne og for os," tilføjer han. Derfor bad DriveNow Innofactor om at bygge et workflow, der kan assistere med og – i meget vidt omfang – automatisere arbejdet med at viderefakturere parkeringsafgifterne.

Løsningen gør det nemt at sende regningen videre til rette kunde

Workflowet er bygget af en kombination af Microsoft Flow, SharePoint Online, Nintex samt Mailparser og starter, når DriveNow modtager en parkeringsafgift. Her trækker workflowet automatisk data ud af fakturaen, bygger en liste med aktuelle sager i SharePoint Online og anmoder om billeddokumentation, så afgiften kan verificeres.

"Nu kan vores medarbejder nemt overskue sagerne og bruge sine kræfter på at gennemgå, om den enkelte parkeringsafgift ser ud til at være udstedt på et rimeligt grundlag, før vi fakturerer kunderne," siger Steen Herløv Andersen. Hvis afgiften ser OK ud, tager en anden del af workflowet over og sender en mail til kunden med kopi af afgift samt faktura lydende på afgiftsbeløb samt administrationsgebyr.

"Rigtig meget af det trælse, tidskrævende administrative arbejde laves nu automatisk i baggrunden, hvilket aflaster vores medarbejdere og gør arbejdsdagen mere interessant. Vi skærer sagsbehandlingstiden ned til en tredjedel, minimerer risikoen for fejl og kan ekspedere afgifterne med det samme," forklarer han.

"Det er en rigtig god løsning"

Som bonus mindsker DriveNow antallet af opkald fra utilfredse kunder, der faktureres for bøder længe efter de har lånt bilen og måske glemt, at de har parkeret ulovligt. Ligeledes bemærker Steen Herløv Andersen, at den økonomiske risiko begrænses, fordi DriveNow nu får pengene hurtigere hjem for de P-afgifter, selskabet har betalt på vegne af kunderne.

"Det er en rigtig god løsning, som letter en helt konkret udfordring, vi stod med. Udviklingsforløbet og samarbejdet med Innofactor har været meget positivt, ikke mindst fordi de hurtigt forstod vores sagsbehandlingsproces og ramte spot on med den løsning, vi havde behov for. Innofactor har alt i alt gjort et virkelig godt stykke arbejde," konstaterer Steen Herløv Andersen.

Vil du vide mere? Udfyld formen nedenfor og vi kontakter dig.

"Rigtig meget af det trælse, tidskrævende administrative arbejde laves nu automatisk i baggrunden, hvilket aflaster vores medarbejdere og gør arbejdsdagen mere interessant. Vi skærer sagsbehandlingstiden ned til en tredjedel, minimerer risikoen for fejl og kan ekspedere afgifterne med det samme,"

Steen Herløv Andersen
Operational Manager
DriveNow Denmark – Operated by Arriva

For at give dig en bedre brugeroplevelse anvender vi cookies på vores hjemmeside. Ved at fortsætte browsing webstedet accepterer du, at cookies gemmes på din enhed.