Asiakastarina Väestörekisterikeskus
Kun asiakas aiemmin asioi lupa- ja sopimusasioissa Väestörekisterikeskuksen kanssa, prosessi oli pitkä, manuaalinen ja tehoton. Väestörekisterikeskukseen lähetettiin paperihakemus, joka toimitettiin kirjaamoon. Tämän jälkeen tehtiin päätös, joka vietiin allekirjoitettavaksi ja skannattavaksi. Skannattu dokumentti lähetettiin asiakkaalle. Asiakas tulosti päätöksen paperille, allekirjoitti sen ja lähetti skannatun version takaisin Väestörekisterikeskukseen, jossa dokumentti jälleen tulostettiin ja lähetettiin arkistoon. Tieto eri asiakkaiden tekemisistä ei ollut koordinoidusti saatavilla.
"Meillä oli pitkälti yli toistakymmentä lupa- ja sopimusprosessia, joita meidän kanssamme asioivat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioasiakkaat hoitivat paperilla. Kun yksittäinen prosessi sisälsi monesti useampia paperilomakkeita, lomakkeiden kokonaismäärä nousi melko korkeaksi", kertoo Väestörekisterikeskuksen kehityspäällikkö Pauli Pekkanen.